Personalverrechnung ab Jänner 2026: Die wichtigsten Neuerungen in Österreich – Praxisguide für Arbeitgeber & ausländische Unternehmen

Zusammenfassung

Ab 1. Jän­ner 2026 tre­ten in Öster­reich zahl­rei­che Ände­run­gen in Steu­er­recht, Sozi­al­ver­si­che­rung und Arbeits­recht in Kraft, die direkt in der Per­so­nal­ver­rech­nung umzu­set­zen sind: neue Wer­te (z. B. Tarif­stu­fen, Pend­ler­eu­ro), zusätz­li­che Mel­de­pflich­ten (Nor­mal­ar­beits­zeit bei ÖGK-Anmel­dung), neue Regeln für gering­fü­gi­ge Beschäf­ti­gung in der Arbeits­lo­sen­ver­si­che­rung, Anpas­sun­gen bei Altersteilzeit/Teilpension sowie stren­ge­re Anfor­de­run­gen rund um steu­er­be­güns­tig­te Über­stun­den und Doku­men­ta­ti­ons­pflich­ten. Heinz Koble­der – Steu­er­be­ra­ter in Öster­reich unter­stützt aus­län­di­sche Unter­neh­mer dabei, ihre Pay­roll rechts­si­cher auf­zu­set­zen.

Warum das Thema für ausländische Unternehmer besonders wichtig ist

Wer als aus­län­di­sches Unter­neh­men Mit­ar­bei­ten­de in Öster­reich beschäf­tigt (Toch­ter­ge­sell­schaft, Betriebs­stät­te, Pro­jekt­ge­schäft, Ent­sen­dung oder Remo­te-Work), muss die öster­rei­chi­schen Pay­roll-Regeln exakt ein­hal­ten. Schon klei­ne Feh­ler bei Lohn­steu­er, Sozi­al­ver­si­che­rung oder Mel­dun­gen kön­nen zu Nach­zah­lun­gen, Säum­nis­zu­schlä­gen und Risi­ken in Prü­fun­gen füh­ren. Ein Steu­er­be­ra­ter in Öster­reich ist daher oft der ent­schei­den­de Fak­tor für einen rei­bungs­lo­sen Markt­ein­tritt.

Heinz Koble­der – Steu­er­be­ra­ter beglei­tet Sie dabei von der ers­ten Anmel­dung bis zur lau­fen­den Per­so­nal­ver­rech­nung – beson­ders bei grenz­über­schrei­ten­den Sach­ver­hal­ten.

1) Steuerrechtliche Änderungen 2026, die in der Lohnverrechnung spürbar werden

Einkommensteuer-Tarifstufen (Lohnsteuer) 2026

Die Tarif­stu­fen wer­den 2026 infla­ti­ons­be­dingt ange­passt (mit einer teil­wei­sen Rück­kehr kal­ter Pro­gres­si­on). Für die Pra­xis wich­tig: Lohn­steu­er­be­rech­nung und Hoch­rech­nun­gen (z. B. bei Bonus/Variablen) soll­ten mit den neu­en Gren­zen geprüft wer­den.

Tarifstufen 2026 (Auszug):

• bis EUR 13.539: 0 %
• 13.539 – 21.992: 20 %
• 21.992 – 36.458: 30 %
• 36.458 – 70.365: 40 %
• 70.365 – 104.859: 48 %
• 104.859 – 1.000.000: 50 %
• über 1.000.000: 55 %

Pendlereuro deutlich erhöht

Ab 1.1.2026 steigt der Pend­ler­eu­ro von EUR 2 auf EUR 6 pro Kilo­me­ter (ein­fa­che Weg­stre­cke). Das wirkt sich – bei vor­lie­gen­dem Pend­ler­rech­ner-Aus­druck – direkt auf die monat­li­che Abrech­nung aus. Zusätz­lich steigt die maxi­ma­le SV-Rück­erstat­tung („Nega­tiv­steu­er“) bei Pend­ler­pau­scha­le auf EUR 750.

Mitarbeiterprämie: Status für 2026 offen – 2025 beachten

Die steu­er­freie Mit­ar­bei­ter­prä­mie 2025 war bis max. EUR 1.000 mög­lich und konn­te (unter Vor­aus­set­zun­gen) noch im 13. Lauf bis 15.2.2026 aus­be­zahlt wer­den. Für 2026 ist eine Rege­lung ange­kün­digt, Details hän­gen von einer gesetz­li­chen Fest­le­gung ab. Emp­feh­lung: Für 2026 kei­ne „Auto­ma­tik“ in Pay­roll-Sys­te­men hin­ter­le­gen, son­dern aktiv beob­ach­ten und sau­ber doku­men­tie­ren.

Überstunden-Zuschläge: Steuerbegünstigung und Risiko bei All-in & Gleitzeit

Für steu­er­freie Über­stun­den­zu­schlä­ge ist 2026 eine Anhe­bung der Begüns­ti­gung poli­tisch vereinbart/angekündigt (Stich­wort: mehr Stun­den und höhe­rer Frei­be­trag), die kon­kre­te Umset­zung ist jedoch ent­schei­dend. Gleich­zei­tig wird die Pra­xis stren­ger:

• Bei All-in-Ver­ein­ba­run­gen und Über­stun­den­pau­scha­len ist ein „Her­aus­schä­len“ steu­er­frei­er Zuschlä­ge nur dann ver­tret­bar, wenn tat­säch­lich geleis­te­te, nach­weis­ba­re Über­stun­den im erfor­der­li­chen Aus­maß vor­lie­gen.
• In Gleit­zeit-Durch­rech­nungs­mo­del­len kön­nen steu­er­lich „ech­te Über­stun­den“ häu­fig erst am Ende der Peri­ode ent­ste­hen – Prü­fun­gen ver­lan­gen zuneh­mend detail­lier­te Nach­wei­se (Anord­nung, Stun­den, Zuschlä­ge, Zuord­nung).

Pra­xis-Tipp: Arbeits­zeit­auf­zeich­nun­gen und Geneh­mi­gungs­pro­zes­se (wer ord­net an, wie wird doku­men­tiert) sind 2026 ein zen­tra­ler Prü­fungs­fo­kus.

Feiertagsarbeitsentgelt und SEG-Zulagen: Dokumentation wird entscheidend

• Beim Fei­er­tags­ar­beits­ent­gelt gab es zuletzt Ände­run­gen in der Ver­wal­tungs­pra­xis; für 2026 ist eine gesetz­li­che Klar­stel­lung zur (Wieder-)Steuerfreiheit angekündigt/vereinbart. Pay­roll soll­te hier vor­sich­tig para­me­triert wer­den.
• Für Schmutz-/Er­schwer­nis-/Ge­fah­ren­zu­la­gen (SEG) gilt: Steu­er­frei­heit steht und fällt mit Doku­men­ta­ti­on. Neu sind pra­xis­na­he Hin­wei­se und Richt­wer­te zur Ange­mes­sen­heit (z. B. Kos­ten-/Zeit­mehr­auf­wand). Ohne belast­ba­re Unter­la­gen steigt das Risi­ko einer Nach­ver­steue­rung.

2) Sozialversicherung & ÖGK: Neue Meldepflichten und wichtige Werte

Pflichtangabe „Normalarbeitszeit“ bei Anmeldung (ab 1.1.2026)

Bei ÖGK-Anmel­dun­gen muss künf­tig die ver­ein­bar­te Nor­mal­ar­beits­zeit ange­ge­ben wer­den (typi­scher­wei­se Wochen­stun­den). Ände­run­gen müs­sen nicht lau­fend nach­ge­mel­det wer­den – die Erst­erfas­sung ist jedoch ver­pflich­tend.

Geringfügigkeitsgrenze bleibt eingefroren

Die monat­li­che Gering­fü­gig­keits­gren­ze bleibt 2026 bei EUR 551,10 (kei­ne Valo­ri­sie­rung). Das ist für Dienst­ver­trä­ge, Aus­hil­fen und Zuver­dienst­mo­del­le beson­ders rele­vant.

Wien: Wohnbauförderungsbeitrag steigt

Wien erhöht den Wohn­bau­för­de­rungs­bei­trag ab 2026 von 1 % auf 1,5 % (je 0,75 % DN/DG). Das ver­än­dert die Abga­ben­be­las­tung bei in Wien ange­mel­de­ten Arbeit­neh­mern.

Arbeitslosenversicherung: Neue Regeln bei paralleler Geringfügigkeit

Ab 2026 wer­den par­al­lel aus­ge­üb­te gering­fü­gi­ge Beschäf­ti­gun­gen in der Arbeits­lo­sen­ver­si­che­rung anders behan­delt, ins­be­son­de­re wenn die Gren­ze im Monat über­schrit­ten wird. Außer­dem wer­den Zuver­dienst­mög­lich­kei­ten wäh­rend Arbeitslosengeld/Notstandshilfe stark ein­ge­schränkt (nur noch bestimm­te Aus­nah­men). Arbeit­ge­ber soll­ten bei Neu­ein­stel­lun­gen mit AMS-Bezug sorg­fäl­tig prü­fen las­sen, ob die Beschäf­ti­gung zuläs­sig ist.

3) Arbeitsrechtliche Neuerungen 2026, die Payroll-Prozesse verändern

Teilpension: Übergang in den Ruhestand neu gestaltbar

Ab 1.1.2026 wird eine Teil­pen­si­on mög­lich, wenn die Nor­mal­ar­beits­zeit in der pen­si­ons­be­grün­den­den Beschäf­ti­gung um min­des­tens 25 % und höchs­tens 75 % redu­ziert wird. Für Arbeit­ge­ber wich­tig: kor­rek­te Ver­trags­ge­stal­tung, sau­be­re Arbeits­zeit- und Ent­gelt­ab­bil­dung in der Per­so­nal­ver­rech­nung.

Altersteilzeit: Verschärfungen und Meldepflichten

Für die kon­ti­nu­ier­li­che Alters­teil­zeit ändern sich u. a. För­der­lo­gik und Rah­men­be­din­gun­gen (z. B. redu­zier­ter Auf­wan­der­satz, Ein­schrän­kun­gen bei Neben­be­schäf­ti­gung). In der Pra­xis heißt das:

• Neben­jobs kön­nen zu Rück­ab­wick­lun­gen füh­ren,
• Mit­ar­bei­ten­de müs­sen Neben­be­schäf­ti­gun­gen mel­den,
• Pay­roll muss Pro­zes­se für Kontrolle/Kommunikation mit HR sau­ber ver­zah­nen.

Freie Dienstnehmer: Kündigungsfristen & Dienstzettel-Inhalte

Ab 2026 gel­ten für bestimm­te freie Dienst­ver­hält­nis­se gesetz­li­che Min­dest­kün­di­gungs­fris­ten und Kün­di­gungs­ter­mi­ne; außer­dem wer­den Dienst­zet­tel-Pflich­ten erwei­tert (inkl. kol­lek­tiv­recht­li­cher Hin­wei­se, sofern anwend­bar). Für aus­län­di­sche Unter­neh­mer ist das wich­tig, weil „freie Dienst­ver­trä­ge“ in Öster­reich oft anders ein­ge­ord­net wer­den als in ande­ren Län­dern.

Trinkgeld-Pauschalen & Transparenzpflichten

Für bestimm­te Bran­chen wer­den bun­des­weit ein­heit­li­che Trink­geld­pau­scha­len eingeführt/neu gere­gelt, inklu­si­ve Infor­ma­ti­ons- und Aus­kunfts­pflich­ten für Mit­ar­bei­ten­de in Trink­geld-Ver­teil­sys­te­men. Das ist nicht nur ein Pay­roll-The­ma, son­dern auch ein Com­pli­ance- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­jekt.

Entgelttransparenz: Vorbereitung lohnt sich

Die EU-wei­te Ent­wick­lung zur Ent­gelt­trans­pa­renz bringt neue Pflich­ten (z. B. Aus­kunfts­rech­te, Gehalts­an­ga­ben im Recrui­ting, Report­ing je nach Grö­ße). Auch wenn natio­na­le Details vari­ie­ren kön­nen: Wer früh­zei­tig Ent­gelt­struk­tu­ren ana­ly­siert und doku­men­tiert, redu­ziert spä­te­ren Auf­wand und Risi­ko.

4) Checkliste: Was Unternehmen jetzt (Q1/Q2 2026) umsetzen sollten

1. Pay­roll-Sys­te­me aktua­li­sie­ren: Tarif­stu­fen, Pend­ler­eu­ro, Wien-Son­der­re­geln, neue Werte/Parameter.
2. ÖGK-Pro­zes­se anpas­sen: Nor­mal­ar­beits­zeit als Pflicht­feld in der Anmel­dung sicher­stel­len.
3. Arbeits­zeit-Doku­men­ta­ti­on stär­ken: Über­stun­den, Gleit­zeit, All-in – kla­re Pro­zes­se und Nach­wei­se.
4. Ver­trä­ge & Dienst­zet­tel prü­fen: freie Dienst­neh­mer, Alters­teil­zeit, Teil­pen­si­on, Trink­geld­sys­te­me.
5. Grenz­über­schrei­ten­de Fäl­le prü­fen: Ent­sen­dun­gen, Home­of­fice, 183-Tage, „Glät­tun­gen“ am Jah­res­en­de.
6. Vor­be­rei­tung auf Ent­gelt­trans­pa­renz: Daten­ba­sis, Ver­gleichs­grup­pen, Ver­ant­wort­lich­kei­ten defi­nie­ren.

Ihr Partner: Heinz Kobleder – Steuerberater in Österreich

Gera­de aus­län­di­sche Unter­neh­mer pro­fi­tie­ren von einem Part­ner, der Steu­er­recht, Sozi­al­ver­si­che­rung und Pay­roll-Pra­xis zusam­men denkt. Heinz Koble­der – Steu­er­be­ra­ter unter­stützt Sie u. a. bei:

• Set­up der öster­rei­chi­schen Lohn­ver­rech­nung (inkl. Anmel­dung, lau­fen­de Abrech­nung, Jah­res­ab­schluss L16),
• Opti­mie­rung und Risi­ko­mi­ni­mie­rung bei Über­stun­den-/All-in-Model­len,
• Ent­sen­dun­gen, Inbound/Outbound, Home­of­fice- und Betriebs­stät­ten­fra­gen,
• Beglei­tung bei GPLB-Prü­fun­gen und Behör­den­kom­mu­ni­ka­ti­on.

Wenn Sie 2026 in Öster­reich Mit­ar­bei­ten­de beschäf­ti­gen oder Ihre Pay­roll-Struk­tu­ren anpas­sen müs­sen: Spre­chen Sie mit Ihrem Steu­er­be­ra­ter in Öster­reich – wir hel­fen prag­ma­tisch und rechts­si­cher.